Afin de garantir un service équitable et de qualité pour l’ensemble de nos clients, nous avons mis en place une organisation spécifique pour le traitement des dossiers. Voici ce qu’il est important de connaître :
Un dossier = un mois
Chaque dossier correspond à un mois de traitement.
Si vous avez plusieurs mois à transmettre, merci de les envoyer sous forme de dossiers distincts.
Traitement successif des dossiers
Lorsque plusieurs dossiers sont envoyés simultanément ou avec un court intervalle (avant traitement du dossier précédent), leur traitement s’effectue de manière successive, un à un.
Le traitement d’un nouveau dossier ne commence qu’une fois celui en cours terminé, indépendamment de l’ordre d’envoi.
Délais de traitement
Les délais de traitement varient en fonction de notre charge de travail.
Le délai applicable est indiqué dans l’accusé de réception que nous envoyons lors de la réception d’un dossier, et il concerne uniquement un dossier (= un mois).
Pour les envois multiples, le délai pour les dossiers suivants commencera uniquement après le dépôt du dossier précédent auprès du STATEC.
Ces délais estimatifs peuvent évoluer en temps réel selon notre charge de travail.
Exemple (à titre indicatif)
Prenons un exemple avec un délai de traitement de 10 jours ouvrés (ce délai est donné à titre illustratif uniquement) :
- Vous envoyez deux dossiers le 2 avril.
- Le premier sera traité d’ici le 16 avril (hors week-ends et jours fériés).
- Le second ne sera traité qu’une fois le premier finalisé, soit à partir du 16 avril, pour un nouveau délai pouvant aller jusqu’au 30 avril.
Un troisième dossier reçu entre-temps (ex. le 5 avril) sera placé dans la file d’attente, et son délai ne commencera qu’après traitement des deux premiers.
Rappel : seul le délai mentionné dans l’accusé de réception fait foi.
Pourquoi cette organisation ?
Ce fonctionnement permet de :
- Préserver l’équité entre tous les clients,
- Maintenir un service de qualité constant,
- Éviter les engorgements dus à l’envoi massif de dossiers par un même client.
En cas de retard dans la transmission des dossiers et sur demande exclusive du client, nous pouvons proposer, dans certains cas, un traitement urgent avec majoration.
